Działalność nierejestrowana, czyli jak zaczynałem z zeszytem w kratkę

Od razu jedno zastrzeżenie. Nie jestem księgowym ani doradcą podatkowym. Jestem stolarzem, który kiedyś musiał to wszystko zrozumieć na własnej skórze. Przepisy w tej sprawie w ostatnich latach się zmieniały i jeszcze się zmienią, więc zanim cokolwiek zrobisz, sprawdź aktualne zasady na stronach rządowych albo zapytaj księgową. Ja opisuję swoją drogę, żeby pokazać, o co w ogóle trzeba pytać.

Jak to się zaczęło

W 2019 roku pracowałem jeszcze na etacie w zakładzie meblowym pod Łodzią. Po godzinach w garażu przy domu naprawiałem krzesła, obijałem taborety i zaczynałem szyć pierwsze pokrowce. Najpierw dla rodziny, potem dla znajomych, potem dla znajomych znajomych, którzy chcieli płacić normalnie i pytali o rachunek.

Wtedy dowiedziałem się, że istnieje coś takiego jak działalność nierejestrowana. Można sprzedawać swoje usługi i wyroby bez zakładania firmy i bez płacenia składek ZUS, dopóki przychody nie przekroczą ustawowego limitu. Wtedy limit był liczony miesięcznie i wynosił połowę płacy minimalnej, czyli niewiele. Od 2025 roku liczy się go kwartalnie i jest wyraźnie wyższy: 225% minimalnego wynagrodzenia na kwartał. Przy płacy minimalnej obowiązującej w 2026 roku daje to nieco ponad 10,8 tysiąca złotych przychodu na kwartał.

Przychód, a nie zysk

Pierwsza rzecz, na której się pomyliłem. Limit dotyczy przychodu, czyli wszystkiego, co klienci zapłacili, a nie tego, co zostało po odjęciu kosztów materiału. Jeśli uszyłem pokrowce za tysiąc złotych, a tkanina kosztowała mnie czterysta, to do limitu liczy się tysiąc.

Przy pracy rzemieślniczej to ma znaczenie, bo materiał bywa drogi. Tapicerowanie fotela w dobrej tkaninie potrafi zjeść sporą część limitu, choć na czysto zostaje z tego dużo mniej.

Jest też kilka warunków wstępnych. W ramach działalności nierejestrowanej nie może działać ktoś, kto prowadził firmę w ciągu ostatnich 60 miesięcy, i nie obejmuje ona działalności, która wymaga koncesji albo zezwoleń. Mnie to nie dotyczyło, ale warto sprawdzić przed startem.

Zeszyt, czyli ewidencja sprzedaży

Działalność nierejestrowana wymaga prowadzenia uproszczonej ewidencji sprzedaży. W praktyce to zestawienie, w którym za każdy dzień wpisujesz, ile sprzedałeś. Ja miałem zwykły zeszyt w kratkę, w którym pod datą wpisywałem kwotę i krótko, czego dotyczyła: „2 krzesła, obicie”, „pokrowiec na grill”. Dokumenty zakupu materiałów wkładałem w koszulkę z tyłu zeszytu.

Na koniec roku przychody wykazuje się w zeznaniu PIT jako przychody z innych źródeł. Koszty, czyli materiał, można odliczyć. Tu przydają się właśnie te faktury i paragony z koszulki.

Z perspektywy czasu dodałbym do zeszytu jeszcze jedną kolumnę: sumę od początku kwartału. Wtedy liczyłem wszystko na kalkulatorze pod koniec miesiąca i dwa razy zrobiło się nerwowo, kiedy okazało się, że jestem bliżej limitu, niż myślałem. Bieżąca suma w ostatniej kolumnie to pięć sekund pracy przy każdym wpisie i zero niespodzianek. Tak samo prowadzę dziś notatki o czasie pracy przy zleceniach.

Rachunek, faktura, paragon

Klient, który chciał dokumentu, dostawał ode mnie rachunek. Na żądanie mogłem wystawić też fakturę, na przykład kiedy pokrowce zamawiała mała kawiarnia, która chciała je wrzucić w koszty. Wzór rachunku zrobiłem w edytorze tekstu, drukowałem w dwóch egzemplarzach i jeden zostawiałem sobie.

Kasa fiskalna to osobny temat. Przy małej sprzedaży na rzecz osób prywatnych zwykle obowiązuje zwolnienie z kasy do określonego limitu rocznego, ale są czynności, które kasy wymagają zawsze, niezależnie od obrotu. Tego nie da się streścić w jednym zdaniu, więc tu naprawdę odsyłam do urzędu albo księgowej. Ja przy swoich usługach mieściłem się w zwolnieniu.

Czego nie wiedziałem, a powinienem

• Limit przekroczony w trakcie kwartału. Jeśli przychód przekroczy limit, trzeba zarejestrować działalność w ciągu siedmiu dni od przekroczenia. Nie od końca kwartału. Jedno większe zlecenie może to zrobić za ciebie w jeden dzień.
• Umowy z klientami. Brak firmy nie zwalnia z odpowiedzialności. Klient ma prawo do reklamacji tak samo, jak u każdego innego sprzedawcy.
• Ubezpieczenie. W garażu nie miałem żadnego ubezpieczenia działalności. Gdyby coś się zapaliło od szmat z olejem, o czym już pisałem, polisa domowa mogłaby nie pokryć szkody, bo w garażu prowadziłem działalność zarobkową. Dziś bym tego tak nie zostawił.
• Własny czas. Kiedy nie masz firmy, łatwo traktować to jako „dorabianie” i liczyć sobie grosze. O tym, jak to zmieniłem, pisałem przy wycenie pierwszych pokrowców.

Kiedy przeszedłem na firmę

W 2021 roku zamówień zrobiło się tyle, że limit miesięczny zaczął mi się kończyć w połowie miesiąca. Odsyłałem klientów na następny miesiąc albo robiłem część pracy „na zaś”. To nie ma sensu. Zarejestrowałem jednoosobową działalność gospodarczą, a rok później złożyłem wypowiedzenie na etacie i wynająłem kawałek hali, o czym pisałem w tekście o warsztacie w starym budynku.

Formę opodatkowania wybierałem z księgową. Nie będę tu udawał, że wiem, co jest najlepsze dla kogoś innego, bo to zależy od kosztów, kwot i planów. Od samego początku oddałem księgowość w ręce biura rachunkowego i to była jedna z lepszych decyzji. Płacę co miesiąc, ale w zamian mogę spać, zamiast czytać interpretacje podatkowe.

Czy działalność nierejestrowana ma sens

Ma, jeśli dopiero sprawdzasz, czy ktoś w ogóle chce kupić twoją robotę. Pozwala sprzedawać legalnie, bez składek i bez wielkiej papierologii. Dla mnie była jak okres próbny: po dwóch latach wiedziałem, że zamówienia nie skończą się po jednym sezonie, i dopiero wtedy zaryzykowałem.

Nie ma sensu, jeśli już teraz wiesz, że będziesz wystawiał kilka dużych zleceń w kwartale, bo i tak szybko przekroczysz limit. Wtedy lepiej od razu usiąść z księgową i policzyć.

Mój zeszyt dziś

Stary zeszyt w kratkę leży w kanciapie w warsztacie, w szufladzie. Pierwszy wpis: „krzesło tapicerowane, sąsiadka, 1 szt.” Czasem go wyciągam, kiedy przychodzi do mnie ktoś, kto chce zacząć, i pyta, czy to w ogóle ma sens. Pokazuję mu pierwszą stronę i ostatnią. Między nimi są dwa lata wieczorów w garażu. Tego nie da się przeskoczyć, ale da się przejść bez strachu przed urzędem.