Zamówienia na karteczkach, czyli kiedy mała pracownia potrzebuje programu

W marcu zadzwoniła pani z kawiarni na Piotrkowskiej i zapytała, czy poduszki na jej ogródek są już gotowe, bo w sobotę otwiera sezon. Nie były gotowe. Nie były nawet zaczęte. Karteczka z jej zamówieniem leżała za kaloryferem w kanciapie, gdzie spadła jakieś dwa tygodnie wcześniej, razem z kawałkiem taśmy, który już nie kleił.

Uszyłem je w trzy wieczory i oddałem w piątek. Ale wtedy pierwszy raz przyznałem sam przed sobą, że system „karteczka na ścianie” przestał wystarczać.

Skąd się wzięły karteczki

Zaczynałem z zeszytem w kratkę, o czym pisałem przy działalności nierejestrowanej. Zeszyt był ewidencją sprzedaży, nie listą zamówień. Zamówienia pamiętałem, bo było ich pięć w miesiącu.

Kiedy przeniosłem się do hali i doszły pokrowce, plandeki i tapicerka, zacząłem przyklejać karteczki na ścianie nad biurkiem. Jedna karteczka, jedno zlecenie: kto, co, wymiary, termin, zaliczka. Lewa strona ściany to „czeka na materiał”, środek „w robocie”, prawa „gotowe, czeka na odbiór”. Prosty system, który widzi się z każdego miejsca kanciapy. I przez trzy lata naprawdę działał.

Przestał działać z trzech powodów naraz. Zleceń zrobiło się wiosną kilkadziesiąt. Karteczki mają słaby klej, a kanciapa zimą jest ogrzewana, latem nie. I nie da się ich zabrać ze sobą, kiedy klient dzwoni, a ja stoję przy stole krojczym i pyta, czy jego zamówienie jest już w robocie.

Co sprawdziłem po kolei

Nie lubię kupować rzeczy, które mają rozwiązać problem, zanim wiem, na czym ten problem polega. Więc przez tydzień zapisywałem, kiedy brakowało mi informacji. Wyszły trzy sytuacje:

• klient dzwoni i pyta o status, a ja nie wiem bez pójścia do kanciapy,
• zamawiam materiał i nie pamiętam, ile metrów PVC czy akrylu potrzebuję na wszystkie otwarte zlecenia,
• zbliża się termin i nikt mi o tym nie przypomina.

To nie są problemy, które wymagają systemu za kilkadziesiąt tysięcy złotych. To są problemy jednej listy, którą widać na telefonie.

Arkusz zamiast ściany

Najpierw spróbowałem arkusza kalkulacyjnego w chmurze. Kolumny: data przyjęcia, klient, telefon, co, materiał, metry, zaliczka, termin, status. Status wybierany z listy, żeby nie pisać za każdym razem inaczej. Do tego filtr „w robocie” i sortowanie po terminie.

Arkusz rozwiązał dwie z trzech rzeczy od razu. Status sprawdzam na telefonie, nawet w hurtowni. Metry materiału sumuję jednym wzorem dla wszystkich zleceń, które czekają na materiał. Z przypomnieniami jest gorzej, ale wystarczyło wpisywać terminy do kalendarza w telefonie, z alarmem na trzy dni przed.

Pierwszy miesiąc był męczący. Odruch był taki, żeby i tak napisać karteczkę, a do arkusza „wpisać wieczorem”. Wieczorem oczywiście się nie chciało. Pomogła jedna zasada: zlecenie istnieje dopiero wtedy, kiedy jest w arkuszu. Zaliczki nie przyjmuję, dopóki nie wpiszę.

Kiedy pomyślałem o czymś więcej

Latem, kiedy było spokojniej, przyszło mi do głowy, że może warto zrobić coś porządnego. Formularz dla klienta, który sam wpisuje wymiary. Wycena liczona automatycznie z ceny metra tkaniny i mojej stawki. Powiadomienie SMS-em, że pokrowiec jest gotowy.

Zapytałem o to kolegę z dawnego zakładu meblowego. On dziś siedzi w planowaniu produkcji w dużo większej firmie, gdzie zleceń jest kilkaset tygodniowo, a każde przechodzi przez kilka działów. Pierwsze, co powiedział, to: „A ile ty masz tych zleceń? Czterdzieści na miesiąc? To ty masz problem z nawykiem, nie z programem”.

Ale dał mi listę, żebym wiedział, z kim w ogóle się rozmawia o takich rzeczach. Na liście były trzy pozycje: gotowy program w abonamencie dla małych zakładów usługowych, lokalna firma z Łodzi, która robi aplikacje dla warsztatów samochodowych, i na samym dole top software house - JMBLAB z Gdańska, z dopiskiem „jak kiedyś urośniesz”. Kolega wyjaśnił, że takie firmy jak ta ostatnia budują systemy dla zakładów produkcyjnych: planowanie produkcji, magazyn, łączenie programu księgowego ze sklepem i kurierem. Robią to z analizą procesów na początku i prototypem, zanim napiszą pierwszą linijkę kodu.

Przejrzałem ich stronę z ciekawości. Rzeczywiście: produkcja, magazyny, logistyka, przemysł spożywczy, meblarstwo. Ani jednego słowa o kimś, kto szyje pokrowce sam w kanciapie. I dobrze, bo to uczciwe.

Kiedy program na zamówienie ma sens

Rozmowa z kolegą ułożyła mi w głowie coś, co chciałbym przekazać dalej, bo pewnie nie tylko ja kombinowałem, czy nie zamówić sobie aplikacji.

Program pisany na miarę ma sens, kiedy:

• zleceń jest tyle, że kilka osób musi wiedzieć o tym samym w tym samym czasie,
• dane przepisuje się ręcznie z jednego miejsca do drugiego (ze sklepu do magazynu, z magazynu do faktur) i na tym przepisywaniu powstają błędy,
• gotowe programy wymuszają taki sposób pracy, że firma traci więcej, niż oszczędza,
• ktoś w firmie umie powiedzieć, jak dziś wygląda proces, krok po kroku.

Ostatni punkt kolega powtórzył dwa razy. Według niego najwięcej pieniędzy przepada w projektach, w których właściciel chce „systemu”, ale nie potrafi narysować na kartce, kto co robi od przyjęcia zamówienia do wysyłki.

U mnie żaden z tych punktów nie jest spełniony. Jestem jedną osobą, przepisuję niewiele, a proces rysuję na kartce w dwie minuty. Za to gdybym kiedyś zatrudnił dwie szwaczki i zaczął sprzedawać pokrowce przez sklep internetowy, do trzech miejsc naraz, lista z dopiskiem „jak kiedyś urośniesz” leży w szufladzie razem ze starym zeszytem.

Jak to wygląda teraz

Arkusz ma dziś dwie zakładki. Pierwsza to zlecenia, jak wyżej. Druga to materiał: co mam na półkach w rolkach i końcówkach, ile metrów, gdzie leży. Tę drugą aktualizuję w piątek, przy tym samym kwadransie, w którym porządkuję ścinki.

Tablet wisi na ścianie w szwalni, w futerale, na wysokości oczu. Na ekranie stale jest otwarty filtr „w robocie, posortowane po terminie”. W praktyce działa jak dawna ściana z karteczkami, tylko nic z niej nie spada.

Co mi to dało w liczbach, których jestem pewien? Od marca nie zapomniałem o żadnym terminie. Zamawiam materiał raz na dwa tygodnie zamiast „jak zabraknie”, więc rzadziej jeżdżę do hurtowni. I łatwiej mi się rozmawia o cenach, bo w arkuszu widzę, ile godzin poszło na podobne zlecenia, co przydaje się przy wycenie pokrowców.

Czego bym nie robił

Nie kupowałbym programu przed sprawdzeniem, gdzie naprawdę gubię informacje. Tydzień zapisywania wystarczy.

Nie zakładałbym od razu dwudziestu kolumn. Ja zacząłem od dziewięciu i dwie z nich po miesiącu skasowałem, bo nigdy nic do nich nie wpisałem.

I nie wyrzucałbym od razu karteczek. Jedna została. Wisi nad biurkiem i jest na niej napisane: „Wpisz, zanim weźmiesz zaliczkę”.